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Una oficina organizada es señal de una mente organizada

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Muchos de nosotros tenemos algún tipo de espacio que utilizamos como oficina, ya sea cuando trabajas en casa, un espacio en el trabajo, un escritorio en alguna de las habitaciones de nuestro hogar o incluso el espacio de un clóset convertido en escritorio. En muchas ocasiones puedes utilizar el lugar de tu oficina en casa, como un cuarto extra para invitados. Contar con un lugar así nos puede servir para muchos propósitos, como organizar los pagos de nuestras cuentas, programar nuestras actividades, trabajar en nuestras metas, organizar nuestra agenda, organizar los documentos del hogar o del trabajo, atender el correo electrónico y más.

¿Qué puedes hacer para organizar tu oficina?

Cuánto tiempo habrás perdido buscando cosas que no sabes dónde las pusiste. El estado en el que tengas tu oficina de la casa o del trabajo, refleja lo organizado o desorganizado que estés. ¿Alguna vez te ha tocado entrar a la oficina de alguien y quedarte impresionado por el desorden y la cantidad de cosas que había en ese espacio? Uno se pregunta cómo es que una persona puede funcionar bien dentro del desorden. Seguramente que perderá muchos papeles, importantes o no, pero que le implicarán problemas y pérdidas de tiempo. ¿Confiarías en alguien así para encargarle algún trabajo o servicio y que lo cumpliera a tiempo? Seguramente que no. Lo que tenemos alrededor, refleja cómo tenemos la información en nuestra mente.

¿Cómo puedes tener tu mente clara para tomar decisiones si tienes tú alrededor revuelto y sobrecargado? Para que la mente esté despejada, es necesario que nuestra oficina, también esté despejada, en orden y cuidando de tener alrededor únicamente las cosas que necesitas para funcionar en tu máximo rendimiento cada día.

Recomendaciones para que puedas organizar tu espacio de trabajo.

Tómate el tiempo de ir haciéndolo por partes hasta que lo completes.

Libera el área de todo lo que no le corresponda.

Revisa todo el lugar y ve deshaciéndote de lo que no te sirva o no utilices, dejando solamente lo que tenga que ver con tu trabajo. Utiliza una caja para ir colocando todo lo que vas a quitar para disponer de ello una vez que hayas terminado.

Libera y ordena tu escritorio

Debe de quedar la mayor parte del espacio de tu escritorio libre para trabajar. Coloca los documentos en su lugar y solamente deja en el escritorio los proyectos en los que estés trabajando y tú lista de pendientes, el resto deberá estar guardado.

Ordena todo de manera que te quede más a la mano

Las cosas que utilizas más a menudo y en los lugares más alejados lo que menos uses. Ahorrarás tiempo y te sentirás más a gusto.

Revisa los documentos que tengas pendientes de atender. Decide inmediatamente lo que se vaya a delegar, lo que haya que archivar, lo que se tira o a lo que hay que darle seguimiento. Utiliza las etiquetas adheribles para marcar los documentos y haz pilas con la misma categoría.

Organiza tu archivero.

Si ya tienes un sistema de archivado, revisa que los títulos de los archivos vayan de acuerdo a su contenido para facilitar la búsqueda o al archivarlos. Procura que los títulos estén claros, de ser posible con etiqueta para que sea más fácil su visualización. Revisa el orden y siempre que guardes uno, colócalo en el mismo lugar, eso te facilitará la búsqueda una próxima vez, colócalos siempre en la misma posición. Saca todo lo que no sirve de cada fólder, es un trabajo que puedes ir haciendo un rato cada día hasta completarlo, y te servirá para estar seguro de que todo lo que guardas es necesario y que sea el mínimo, habiendo desechado lo que ya no sirva.